15:49
-6 C°
Пробки:   1 балл
$
56.5892
69.3953

Как заставить должностные инструкции работать?

20 апреля 2017 года
329
Как заставить должностные инструкции работать?
Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Столпы, на которых держится Успешный Бизнес (ч.2)
17 января 2018 года
962
Есть такое явление - когда кто-то хочет оправдаться, как правило, это является признаком того, что человек осознает, что что-то не так. Что ж, мы действительно живем не в идеальном обществе и есть огромное ...
Столпы, на которых держится Успешный Бизнес (ч.1)
10 января 2018 года
1493
Бывало ли у вас в жизни так, что вы просыпались от удовольствия? Волна удовольствия обволакивает каждую клеточку тела, и оно как бы начинает светиться изнутри. Состояние настоящего кайфа, которое сначала ...
С кем работает PR (ч.2)
21 декабря 2017 года
1395
В прошлой статье мы разобрали главную часть любой работы PR-щика с законодателями мнений — способность предоставлять другим людям возможность быть самим собой и разобрали первую категорию, с которой работает ...
С кем работает PR (часть 1)
12 декабря 2017 года
1444
Самым ценным ресурсом для создания имиджа бренда являются лидеры мнений. И когда специалист по PR понимает это, следующий вопрос — а с какими категориями этих лидеров надо налаживать связи? В идеале у вас ...
Игры для взрослых
4 декабря 2017 года
1434
Сегодня важно понимать, что самый дорогой актив, который есть у компании, это люди. И вроде финансовые директора, коим я и являюсь, больше должны направлять внимание на расходы и доходы, я рекомендую, ...

Последние новости

Смотреть все
Аналитики порекомендовали продавать рубль перед новыми санкциями
21 января 2018 года
259
Аналитики рекомендовали избавляться от российского рубля до введения нового пакета санкций со стороны США. Прогноз предоставлен в докладе Danske Bank. В конце прошлого года эксперты предрекали стабилизацию курса национальной валюты и ее ...
В Пензе пройдут воскресные ярмарки
21 января 2018 года
309
21 января в Пензе пройдут традиционные воскресные ярмарки. На этот раз фермеры, которые приедут из нескольких районов, порадуют горожан недорогой молочной и мясной продукцией. Как рассказали в пресс-центре администрации, график работы ярмарок ...
Россия запустила 350 конкурентоспособных производств по программе импортозамещения
20 января 2018 года
364
В России запустили 350 конкурентоспособных производств по программе импортозамещения, к 2020 году планируется завершение ещё 780 проектов. Данную информацию озвучил в ходе встречи с президентом Владимиром Путиным глава Минпромторга Денис ...
В Пензенской области создадут предприятие по производству мясокостной муки
19 января 2018 года
626
Губернатор Пензенской области Иван Белозерцев вынес на обсуждение на собрании членов сельхозкооператива «Экопрод» вопрос создания предприятия по переработке отходов убоя с/х животных. На данный момент компания занимается переработкой и ...
Рублевые накопления граждан РФ за год достигли рекордных 30 трлн
19 января 2018 года
618
За прошлый год жители России смогли накопить в банках рекордную сумму денег. На конец года объем рублевых сбережений на депозитах достиг почти 30 трлн рублей. Статистические данные, основанные на анализе рынка, предоставили эксперты Росстата. По ...
Следуйте за нами