01:47
-5 C°
Пробки:   1 балл
$
66.2550
75.3916

Типичные ошибки при составлении должностных инструкций

13 апреля 2016 года
618
Типичные ошибки при составлении должностных инструкций
Должностные инструкции вводятся на многих предприятиях. Справедливо считается, что без них работа будет построена недостаточно профессионально. Формы должностных инструкций кочуют из организации в организацию, они есть в Интернете, их хорошо знают люди, имеющие опыт работы на советских предприятиях.

Однако, судя по всему, создание должностных инструкций не решают тех задач, ради которых они создаются, а сотрудники относятся к ним зачастую свысока, как к элементу бюрократии. Так в чём же ошибка? Давайте для начала рассмотрим, что именно не нравится сотрудникам в должностных инструкциях.

Первое, что говорят о должностных инструкциях сами сотрудники — это бюрократический элемент, который никак не помогает. Словарь определяет слово «бюрократия» как: «чрезмерная забота о формальностях, канцелярских условностях, в ущерб сути дела». И это определение полностью подходит для общепринятой формы должностной инструкции. Вот те минусы, которые несложно обнаружить.

Нереальность

Как правило, на крупных предприятиях инструкции пишет специальный отдел, отвечающий за регламенты. А на меньших предприятиях берут эти формы за образец. Но как может написать хорошую инструкцию человек, который не является специалистом в данном виде работы?

Определение слова «инструкция», которое мы находим в словаре, таково: «свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо». По такому типу построены инструкции, к примеру, для бытовой техники — на что нажимать, в каком порядке, что крутить, как поступать в случае возникновения проблем, какой результат ожидается от каждой операции. Если вы придёте в автошколу, то там вы получите инструкции, как правильно управлять автомобилем, изучите способы действия.

А что мы видим из этого определения в должностных инструкциях предприятий? Только перечень того, что надо делать. Это не является чем-то даже похожим на инструкцию. Представьте, вы купили телевизор, открываете инструкцию пользователя. А там написано: «Права пользователя: смотреть телевизор, переключать программы, менять уровень громкости звучания. Обязанности пользователя: вытирать пыль с телевизора, не ронять телевизор, не ломать телевизор. Ответственность пользователя: если телевизор сломается по вине пользователя, денег пользователю никто не вернёт, а стоимость ремонта будет вычтена из его зарплаты». И всё! Это было бы очень похоже на используемые сплошь и рядом «должностные инструкции».

Нет, инструкция должна как минимум отвечать определению слова «инструкция» и содержать в себе способы действия на посту, кроме перечисления самих действий.

Вам знаком термин «итальянская забастовка»? Это когда все делается только по инструкции. Если инструкцию писал человек, который не знает технологию данного поста, если в инструкциях прописана только ответственность и обязанности сотрудника, но не прописаны способы действия и конечные продукты, то «итальянская забастовка» может привести буквально к катастрофам.

Но если инструкция содержит в себе все перечисленные в этой статье пункты, выполнение работы «точно по инструкции» приведёт лишь к росту производства.

Ответственность как вина — не самая лучшая помощь производящему сотруднику, поверьте.

Пример: торговые сети, такие, как «Метро», крупные франчайзинговые предприятия — отели, рестораны, кафе, и т.д. Без подробных инструктивных материалов, без чётких регламентов всех административных и производственных процессов было бы невозможно расширение подобных сетей в едином формате. Их инструкции прописаны настолько детально, что не оставляют места для замешательства.

Сразу же возникает вопрос, — это какой же тогда квалификацией должны обладать сотрудники отдела регламента, чтобы прописать технологию работы каждой должности?

Кто должен писать инструкции и зачем

Инструкции должны писаться с целью помочь человеку профессионально выполнить его работу. Нет никакой иной ценной задачи.

Для производственных процессов пишутся технологические описания, которые больше соответствуют определению слову «инструкция» и соответственно больше помогают тому, кто их использует. Почему бы не сделать должностную инструкцию для каждого сотрудника в виде описания технологического процесса его поста?

Каковы неотъемлемые части технологии? Во-первых, продукт. Что должно получаться на выходе в результате выполнения действий. Продукт автозавода — автомобили. А что является продуктом того же менеджера по продажам? Разумеется «доход». Продукт бухгалтера, это «вовремя сданные аккуратные отчёты» и т.д. Формулировки специально облегчены и сокращены для более лёгкого восприятия в статье.

Так же есть сам технологический процесс, который приводит к получению продукта. В результате каждого из его этапов образуются «подпродукты». Например, в покрасочном цехе автозавода получается подпродукт «покрашенный кузов автомобиля». То есть нам нужно определить последовательность действий для производства продукта каждой должности и внести и то и другое в инструкцию.

Это сможет сделать только тот человек, который реально знает данную технологию на практике. Только тот, кто имеет теоретическую подготовку и практический опыт. В производстве это просто — инженеры, технологи, руководители не смогли бы работать без подобных знаний. На административные посты часто попадают люди, не знакомые с этими принципами, и поэтому не понимающие, что в результате их действий должно получиться что-то, имеющее обменную ценность. К сожалению, именно такого человека часто ставят в отдел регламента.

Многочисленные инструкции, которыми наводнены организации, просто обозначают действия, не уделяя никакого вниманию ценному конечному продукту, результату. Что является просто фатальной ошибкой, сводящей на нет саму идею инструкции.

Должностные инструкции для отдела маркетинга должен писать человек, разбирающийся в маркетинге, не так ли? Разбирающийся на практическом уровне, то есть знающий, как при помощи маркетинга заработать денег именно в этой компании.

Должностные инструкции для отдела продаж может составить самый продуктивный продавец или руководитель, отвечающий за эту область, при условии, что он имеет положительный практический опыт.

Инструкции для отдела HR и для службы регламента можно заказать у грамотных консультантов по управлению, у которых есть ноу-хау и опыт построения этих служб. Затраты окупятся сторицей.

Ответственность как вина

Вот ещё один минус того типа инструкций, который имеет широкое хождение.

Все мы понимаем, какую цель преследует большинство руководителей, вводя должностную инструкцию. Это официальный документ, следование которому прописано в контракте и в законодательстве, на основании нарушения которого сотрудника можно штрафовать или увольнять. Эту функцию должностной инструкции руководители видят в первую очередь и радостно используют. Подавляя тем самым в сотрудниках инициативу и боевой дух.

Ты обязан сделать то-то и то-то, иначе не сносить тебе головы! Это правильно, это дисциплина. Но голая дисциплина без введения человека подробно в курс дел, без обучения его выполнению работы на своём посту, что является очень действенной помощью — просто подавляющее действие. Источник стресса.

Ответственность — это не «вина», это осознание того, что ты в состоянии поступать по собственной инициативе, быть причиной действий, и, таким образом, нести за них отчёт. Причинность. Когда её низводят на уровень вины, получается армия, а должностная инструкция превращается в армейский устав — неисчерпаемый источник шуток и глумления.

Резюме

Должностная инструкция должна:

- давать понимание того как и что должен делать сотрудник;

- давать человеку понимание что от него зависит, а не за что его накажут;

- быть написана тем, кто знает данную технологию на практике.

В учебнике по социальной и корпоративной политике Академии народного хозяйства при Президенте РФ совершенно справедливо указывается, что наилучшая из известных технологий создания должностных инструкций и учебных материалов описана классиком американского менеджмента Л. Роном Хаббардом. В его работах можно найти подробные алгоритмы и важные данные о том, как надо это делать.

И именно об этом мы поговорим в следующей статье.

Вадим Мальчиков
Владелец Центральной Тренинговой Компании

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Два продавца. Продажи падают.
31 августа 2018 года
1318
Мы с супругой организовали рекламное издание и через некоторое время познакомились с работами известного американского специалиста по управлению Л. Роном Хаббарддом. В частности, с его письмами о состоянии ...
Главные PR события сентября
31 августа 2018 года
1333
Сентябрь это всегда интересный в плане PR месяц, ведь люди возвращаются из отпусков и входят в рабочий ритм. А значит, есть смысл устраивать крупные собрания и мероприятия, которые, по сути, и являются ...
Чем опасен кризис доверия к авторитетам?
23 августа 2018 года
1336
Последние исследования, проведенные в США, показали, что в столице демократии и капитализма наступил глобальный кризис доверия к руководителям, бизнесменам и другим «лидерам мнений». Почему это чертовски ...
Криптовалюты — новая эра или способ потерять деньги?
19 июля 2018 года
1364
Криптовалюты ворвались в нашу жизнь несколько лет назад и за последнее время стали общественно значимым явлением. Кто-то все еще относится к ним с настороженностью, а кто-то сделал на них уже миллионы реальных ...
Искусство получать от людей больше (ч1)
4 июня 2018 года
1477
Что нужно знать владельцу о лидерстве, чтобы получать от людей больше, чем, по их мнению, они могут дать? Консультируя владельцев компаний по вопросам улучшения лидерских навыков и навыков публичных ...

Последние новости

Смотреть все
Почта Банк и Федерация компьютерного спорта проведут автограф-сессии со звездами киберспорта на гранд-финале международного Кубка России
14 декабря 2018 года
306
Почта Банк выступил генеральным партнером открытого международного Кубка России по киберспорту, гранд-финал которого пройдет 15-16 декабря 2018 г. в Тюмени под эгидой Федерации компьютерного спорта России (ФКС России). Уникальность турнира в том, ...
Владимир Путин рассказал, кто может быть президентом
14 декабря 2018 года
252
Лидер РФ Владимир Путин в рамках форума в Ярославле рассказал, кто может быть президентом. По его словам, эту должность способен занять человек любой профессии, но данному делу необходимо посвятить всю жизнь. Путин добавил, что чаще всего ...
Пенза и Ливан договорились о сотрудничестве
13 декабря 2018 года
521
Пенза и Ливан договорились о сотрудничестве в сферах образования, предпринимательства и экономики. Встреча с иностранной делегации проходила в здании городской администрации. Ливанскую делегацию, прибывшую в Пензу 10 декабря, отвезли на экскурсию ...
МЭР прогнозирует ускорение инфляции до 0,6% в декабре
13 декабря 2018 года
509
В России в декабре могут ускориться темпы роста инфляции. В месячном выражении показатели увеличатся от 0,5% до 0,6%. В ноябре потребительские цены подскочили на 0,5%. Прогноз предоставило Минэкономразвития. Глава МЭР Максим Орешкин объявил, что ...
В Пензенской области доля экспорта продовольствия выросла в 1,6 раз
12 декабря 2018 года
679
В Пензенской области с начала года доля экспорта продовольствия выросла в 1,6 раз, с 24% до 36%. В денежном выражении показатель достиг 60 млн долларов. Сведения предоставило Министерство сельского хозяйства. Согласно статистическим данным, ...
Следуйте за нами